Realizarea studiilor interne (II)

Esantion reprezetativ

Pentru a va asigura de corectitudinea informatiilor asupra carora veti opera, ideal este ca studiul sa cuprinda toti membrii companiei. Daca tema tinteste doar un departament, intreg grupul din acel departament trebuie sondat, de exemplu cand subiectul cercetarii este “Comunicarea in departamentul de vanzari”. Daca tema este generala si cuprinte intreaga organizatie, incercati sa segmentati grupul tinta pe nivele ierarhice si pe departamente. Va va fi mult mai usor sa sondati secvential. Daca insa bugetul, timpul alocat, resursele sunt limitate si nu puteti chestiona toti membrii companiei, va trebui sa alegeti un esantion reprezentativ utilizand anumiti pasi de selectie. Pastrati aceleasi criterii de selectie de la inceput pana la final, altfel riscati ca grupul tinta sa nu reprezinte un esantion valid. Daca selectati la intamplare cateva persoane din departamente, fara a avea la baza un criteriu sociologic riscati ca rezultatele sondajului de comunicare sa nu fie reprezentative si, de asemenea, riscati sa pierdeti increderea managerilor si a angajatilor.


Indiferent de buget, resurse etc., daca aveti un grup demografic de maximum 50 de persoane, va trebui sa operati sondarea asupra tuturor acestora. O esantionare a unui grup mai mic de 50 de persoane creste semnificativ marja de eroare.

Natura intrebarilor

Indiferent de natura subiectului pe care il abordati, trebuie sa fiti foarte atenti atunci cand construiti un chestionar. Tipul de intrebari, numarulul lor, forma in care sunt construite, locul lor in structura chestionarului etc., toate acestea pot influenta rezultatele finale. Recomandat este, daca nu aveti notiuni clare de MTCS (Metode si Tehnici de Cercetare Sociologica) sa utilizati chestionare prestabilite (acestea insa au dezavantajul ca nu se pliaza exact pe problemele particulare ale companiei) sau sa apelati la un expert din exteriorul firmei (acesta va poate construi un chestionar personalizat).

Daca totusi construiti dumneavoastra chestionarul, trebuie sa stiti ca exista cateva elemente importante de care trebuie sa tineti cont. In primul rand, cea mai des intalnita problema este cea de standardizare a intrebarilor si de construire a acestora utilizand un limbaj adecvat. Intrebarea trebuie sa suprinda clar problema urmarita si sa fie astfel formulata incat respondentul sa inteleaga clar ce se cere de la el. In al doilea rand, intr-un chestionar nu trebuie sa folositi doar un singur tip de intrebari inchise, mixte (semideschise sau semiinchise) ori deschise. Va trebuie sa le combinati in asa fel incat sa fiti siguri ca puteti surprinde clar elemente de finete ale problemei analizate.  Intrebarile cu variante de raspuns DA/NU sunt mult mai usor de parcurs de catre respondent, insa interpretarea finala a acestora este si ea bruta. O astfel de intrebare poate fi completata fie de una deschisa, in care respondentul sa-si justifice alegerea, fie de una semideschisa sau cu mai multe variante de raspuns, prin care respondentul sa-si sustina opinia precedenta. De asemenea, prea multe intrebari deschise sunt obositoare pentru respondent si destul de greu de cuantificat pentru dumneavoastra.

Si natura intrebarilor difera si este bine sa varieze intr-un chestionar. De exemplu, exista intrebatile factuale care se refera la elemente de comportament si vizeaza situatii obiective care pot fi verificate si prin alte mijloace. De exemplu, “Comunicati zilnic prin e-mail cu seful superior direct?”. Intrebarile de opinii sunt cele mai delicate, dar a caror valoare este foarte mare. Acestea au ca tinta specte care tin de sfera individuala (pareri, opinii, atitudini, justificari, motivatii, asteptari etc.). Tocmai pentru ca acestea au un suport emotional, pot fi influentate de diversi factori exteriori (contextul in care are loc studiul – se fac sau nu concedieri in firma, se fac sau nu modificari ale grilei salariale etc.; persoana care interogheaza – este seful direct, este o persoana necunoscuta din exterior etc.; asigurarea anonimatului sau nu etc.). Exemplu, “Cum puteti caracteriza procesul de comunicare pe care il aveti cu seful superior direct?”.

Puteti utiliza in chestionar si intrebari de cunostinte prin care sa surprindeti nivelul de pregatire pe care oamenii il au in cadrul problemei analizate. Cu toate ca astfel de intrebari par neprietenoase pentru repondenti (acestia le percep ca fiind de examinare), ele sunt foarte des utilizate pentru control (mai ales in ceea ce priveste comportamentul autodeclarat al acestora). “Stiti cum se utilizeaza intranetul?”.

Intrebarile de motivare sunt cele care va pot oferi informatii legate de interpretarile pe care subiectii le au referitoare la opiniile si comportamentele lor in anumite situatii. “Ce anume va determina cel mai des sa luati legatura cu seful superior direct?”.

Indiferent cum construiti chestionarul, acesta trebuie testat pe un grup de control si modificat in functie de rezultatele acestei operatiuni. Abia cand fiecare intrebare este validata si chestionarul in intregime este validat, el poate fi aplicat in studiu.

Aplicarea chestionarului

Imediat ce chestionarul este construit si validat, el trebuie aplicat pe grupul tinta. Aplicare este precedata de o serie de instructiuni clare pe care respondentul le primeste cu privire la modul in care acest chestionar se aplica. Modul in are el este livrat catre respondenti difera in functie de anumite aspecte. De exemplu, multi prefera chestionarele tiparite pe hartie. O astfel de practica este potrivita in special cand numarul respondentilor este mic. Altfel, pe langa costurile de tiparile, intervin si pierderile mari de timp in extragerea informatiilor din acestea. De aceea, cea mai practica solutie este cea a chestionarelor online. Ele au un mare avantaj si anume ca se poate apela la optiunea de centralizare automata a datelor, ceea ce il ajuta foarte mult pe specialistul care va interpreta rezultatele. O asfel de practica este eficienta mai ales cand numarul celor care raspund la chestionar este foarte mare sau cand locatiile in care acestia se afla sunt diferite. O problema poate aparea atunci cand respondentii nu sunt familiarizati cu tehnologia si cand locatia in care ei activeaza este diferita de cea in care se afla specialistul. Si in astfel de situatii exista solutii: chestionarul poate fi urcat pe server sau trimis prin mail si descarcat in format tiparit in locatiile respective, de catre o persoana delegata. Apoi foile cu raspunsuri sunt sigilate si trimise prin posta catre centrul de interpretare. Insa acesta este un proces mai anevoios, costisitor, cu riscuri.

Nivelul de implicare

In companiile mari in care chestionarul se aplica, mai ales online, pe un numar mare de indivizi, rata de participare a acestora poate sa fie chiar si cu 10% mai mica. Cel mai des, oamenii motiveaza ca nu au participat la studiu pentru ca au uitat de el, pentru ca au pierdut adresa la care il gasesc, pentru ca au sters accidental mail-ul de informare etc. Tocmai de aceea este bine ca in saptamana in care veti aplica chestionarul sa trimiteti memento-uri prin mail atat celor care sunt implicati in studiu, cat si sefilor lor direct. Chiar si in ziua dedicata studiului, mai trimiteti un mail cu cerere de confirmare de deschidere, pentru a va asigura ca persoana l-a citit si, dupa o zi, trimiteti un e-mail prin care solicitati raspunsul la intrebarea “Ati participat la studiul X?”. Tinand cont de faptul ca cele mai multe studii se bazeaza pe raspunsuri “anonime”, nu puteti utiliza alte metode de verificare, respectand in acelasi timp etica profesionala.

Centralizare si interpretare

Un alt pas extrem de important si care poate influenta puternic rezultatele finale ale studiului este cel de centralizare a raspunsurilor si de interpretare a acestora. Tocmai de aceea aveti nevoie de foarte mare atentie si acuratete. Recomandat este sa folositi softuri speciale de centralizare a datelor sau sa apelati la un secialist din exterior care poate efectua o interpretare sociologica corecta.

Feedback

Am putea spune ca aplicarea unui chestionar pe un grup tinta reprezinta o forma de comunicare prin care dumneavoastra adresati o “mare intrebare” la care primiti raspunsuri din partea respondentilor. Tocmai de aceea este bine ca dupa ce ati analizat raspunsurile si ati ajuns la anumite concluzii, o parte din rezultatele finale sa le trimiteti inapoi catre cei care au participat la studiu. In acest mod ei vor intelege procesul prin care au trecut, vor avea multumirea interioara ca raspunsurile lor au avut o valoare in studiul respectiv, le va creste nivelul de implicare si motivare, iar a doua oara cand veti aplica un alt studiu, acestia vor fi mult mai participativi decat in cazul in care rezultatele actiunilor lor nu au niciun ecou. “Nu stiu, m-au pus sa raspund la o multime de intrebari si habar nu am de ce si la ce ajuta asta…”.

Follow up

Un studiu care este efectuat doar “de dragul de a face si noi un astfel de lucru…” pe langa faptul ca nu aduce niciun beneficiu companiei, provoaca si numeroase pierderi materiale, financiare, de timp, de energie, de oportunitate de castig, de incredere etc. Tocmai de aceea, un studiu se face atunci cand se sesizeaza o anumita problema sau cand se intuieste ca exista una, cu scopul final de a o remedia. Imediat ce ati obtinut rezultatele finale ale studiului, impreuna cu managerii delegati sau cei direct implicati in problema respectiva va trebui sa stabiliti un plan de actiune valid care sa duca la diminuarea efectelor negative pe care le-ati constatat si care sa imbunatateasca aspectele pozitive. Implicarea directa a managerilor este esentiala deoarece acestia sunt cei care, la randul lor vor implementa strategia la nivelul grupului pe care il conduc. Insa, actiunea nu trebuie oprita in acest moment. Studiul a evidentiat o problema la care ati gasit, in momentul de fata o solutie. Functioneaza? S-au redus aspectele negative? Oamenii accepta schimbarea? Sunt intrebari la catre trebuie sa obtineti un raspuns si dupa trei, sase luni, un an de zile. Depinde de problema abordata si de aria acesteia de actiune. Ca specialist in resurse umane, va trebui sa tineti evidenta tuturor acestor aspecte si sa le raportati periodic.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *