Castigati-va timpul

In special pentru un manager, abilitatea de a folosi cat mai eficient timpul de care dispune este o caracteristica esentiana menita sa-i aduca succesul fara un consum prea mare de energie.

De cate ori nu ne-am lovit de barierele de timp? De cate ori n-am zis sau n-am auzit replica ”Imi pare tare rau, dar n-am timp!” ori “Scuza-ma, sunt prea grabit/a pentru a face si asta!”? De cate ori termenele limita au sosit parca mai repede decat ne asteptam noi? De cate ori nu ne-am dorit cu adevarat sa marim durata unei zile si sa nu ne mai limitam doar la cele 24 de ore pe care aceasta ni le ofera? Probabil ca majoritatea am incercat deja multe “secrete”, tehnici “magice”, am citit numeroase carti care trateaza modul in care iti poti gestiona timpul si asa mai departe. Dar totusi, n-am reusit inca sa “imblanzim” cu adeavarat timpul si sa-l aducem de partea noastra. Poate ca aici gresim. Poate ca incercam sa modelam timpul dupa nevoile noastre si nu ne adaptam noi dupa cerintele lui ferme si incontestabile. Se pune apoi intrebarea ce ar trebui sa facem ca sa scapam de acest tipar gresit? Cum sa evitam sa ne transformam treptat in niste robotei sau in dependenti de munca?

Va oferim in continuare cateva repere care sa va ajute sa va gestionati mult mai bine timpul de care dispuneti si sa va cresteti si mai mult mult ptroductivitatea la locul de munca sau in propria afacere. Sunt cateva tehnici utile si pentru cei care sunt dependenti de munca si care pot obtie astfel rezultatele dorite intr-un timp mai scurt si vor castiga si cateva “ferestre” in care sa se poata bucura de viata.

24 de ore raman 24 de ore si nicio secunda in plus!
Inca de la inceput trebuie sa ne obisnuim cu acest “adevar suprem” si sa ne focusam pe ceea ce vrem sa facem cu timpul de care dispunem, nu sa gasim tertipuri prin care sa “lungim” ziua de lucru (lucru peste program, lucru in week-end, lucru acasa etc.).

Toate la timpul lor…
Am auzit de multe ori aceasta replica si parca tot de atatea ori am si ignorat-o. Aici gresim, lasand lucrurile sa devina urgente. Daca nu facem lucrurile la timpul lor si punem prea multe prioritati care nu sunt cu adevarat bine fixate, riscam ca la un moment dat sa devenim prea aglomerati in activitatile noastre, sa lucram peste program, sa fortam persoanele din jurul nostru sa se alinieze si ele la ritmul frenetic in care actionam noi (si le stricam si lor algoritmul de functionare) etc. In final putem obtine rezultatul dorit, insa cu pretul unei oboseli de cele mai multe ori cronice, unor surmenari grave ale organismului, cu anularea altor activitati sau cu ignorarea vietii personale.

Gaseste la timp “fisurile” din timp!
Trebuie sa identificam acele activitati care ne fura zilnic din timp si pe care le-am putea micsora, grabi sau anula. Citirea sutelor de mail-uri? Cafeaua prelungita cu colegii? Tigarile nesfarsite? Mail-urile sau rapoartele mult prea elaborate? Tineti in permanenta cont de faptul ca nu veti putea schimba cursul timpului, ci doar comportamentul dumneavoastra e cel care va salveaza din timp.

Fa un plan de actiune si respecta-l intocmai!
De-a lungul unei zile avem de facut o multime de lucruri de care stim si altele care vin pe neasteptate. Cu toate acesta indicat este ca inca de la inceputul zilei, de dimineata, sa ne facem un “to-do-list” care sa cuprinda toate acele activitati pe care trebuie sa le facem cu adevarat in ziua respectiva. Si nu doar sa facem lista, ci si sa o urmarim periodic si sa o punem in practica. Avem nevoie de maxim 10 minute pentru a face aceasta lista, insa la finalul zilei putem avea satisfactia faptului ca am facut tot ceea ce ne-am propus si am si castigat ceva timp in plus.

Foloseste-te de tehnica si nu numai!
Pentru a ne usura activitatea, pentru a ne ajuta sa pastram mereu activ to-do-list-ul putem sa folosim agende, calendare in care sa notam ce avem de facut, cand sunt sedintele si la ce ora, care sunt actiunile si cand le-am programat. Putem sa folosim si software dedicate acestui aspect (de exempu chiar Outlook-ul), programe care ne ajuta sa ne stabilim un plan eficient si ne reaminteste in avans cu cateva minute evenimentele care urmeaza (sedinte, intalniri etc.). Toate acestea fac managementul timpului mult mai usoar.

Pune corect punctul pe i!
Cu alte cuvinte utilizeaza tehnica de prioritizare a activitatilor in mod corect. Analizeaza atent si afla care sunt cu adevarat activitatile care “frig” si cele care doar par ca “ard”. O buna gestionare a acestora si o prioritizare corecta iti va salva foarte mult timp si energie.

Tare, dar nu rigid!
Este foarte important sa avem capacitatea de a ne mula in functie de contextele, situatiile noi sau neasteptate de care ne putem lovi. To-do-list-ul este esential, dar nu “sfant”. Pentru a nu risca sa ne stresem sau supra-aglomeram, trebuie sa fim flexibili si sa nu ne fie teama sa facem schimbari in planurile noastre. Insa toate acestea trebuie sa fie moderate si sustinute de argumente valide.

Cum, nu de ce
Vrem, nu vrem, sunt multe momente in viata in care lucrurile par sau chiar ne scapa de sub control. Tendinta pe care o avem este aceea de a cauta vinovatii (si de cele mai multe ori in alte persoane, nu in noi insine). Suntem inclinati sa privim prea mult spre trecut punandu-ne intrebari de genul “De ce?”, in loc sa ne focusam pe “Cum?”, cum sa facem sa preluam controlul…

Invata sa renunti la timp!
Chiar daca este vorba despre ceva legat de viata profesionala, chiar daca se refera la viata privata, de unele activitati ne putem lipsi. Daca nu avem sau nu mai avem o motivatie serioasa pentru care sa o facem mai bine renuntam. Ne putem schimba locul de munca, cercul de prieteni, hobby-ul etc. Daca insinstam sa facem un lucru care nu ne mai aduce placere il vom face intr-un timp mult mai lung decat este necesar, vom consuma mai multa energie decat este nevoie, iar satisfactiile finale nu vor justifica stresul sau oboseala care pune stapanire pe noi. Activitatile nemotivante sunt mari consumatoare de timp, timp care este pretios pentru a face alte lucruri care ne pot incarca bateriile sau ne pot ajuta sa urcam pe scara profesionala.

Nu e un secret, poti delega!
Multi dintre noi suntem tentati sa actionam dupa princpiile micromanagementului in care “noi sutam, noi dam cu capul”. E adevarat ca ai in acest fel mult mai mult control asupra actiunilor, dar la un moment dat risti sa pierzi total fraiele din mana (stress, oboseala cronica, erori care par ca nu se mai sfarsesc etc.). De aceea, pentru un management eficient al timpului trebuie sa inveti sau sa te convingi cat de util iti este sa delegi o parte in activitatile tale.

Timpul este al tuturor…
Nu uitati fapul ca atunci cand vreti sa economisiti timp s-ar putea sa-i incarcati pe cei din jur, sa-i aglomerati sau sa le furati din timpul pe care acestia il au. Tocmai de aceea, fiti atent cand delagati, cereti intodeaua acordul si incercati sa ajutati pe cat posibil persoana respectiva sa nu se suprasolicite.

Organizeaza-te!
Un mare consumator de timp este dezordinea. Cu toate ca multe persoate pretind ca au “o ordine in dezordinea lor”, adevarul este departe. Incercati, cel putin pentru activitatile de rutina sa va organzati biroul, programele, fisierele etc., astfel incat sa puteti face activitatea aceea mult mai usor sau chiar mecanic. In felul acesta veti economisi o cantitate mare de timp.

Nu irositi timpul pe care il castigati sau vi se ofera!
De multe ori ni se intampla sa mergem la un client sau sa avem o intalnire la care partenerul nostru de discutii intarzie. Ce e de facut? Sa stam cu mainile in san si sa privim cum trece timpul? Se poate face si acest lucru, dar nu e in avantajul nostru. Asa ca, pentru a ne asigura ca nu irosim timpul ne putem ocupa de cateva activitati minore (dar mari consumatoare de timp sau atentie) care pot fi facute pe laptop, pe PAD-uri, telefon mobil, in agenda, citind rapoarte etc. si care pot fi oricand oprite fara a fi afectate in vreun fel. Si la finalul zilei vom putea sa mai bifam ceva de pe to-do-list.

Si “NU” este un raspuns…
Nu intodeauna trebuie sa fim deschisi initiativelor sau rugamintilor altor persoane. Putem sa refuzam anumite actiuni care ne consuma timp si care nu ne aduc niciun beneficiu real in acel moment. Invatati si aflati cum sa spuneti “NU” pentru a va gestiona si mai bine timpul.

Motivatia este motorul secret…
Pentru a duce la implinire planurile pe care ni le facem trebuie sa fim in permanenta motivati si sa ne putem sprijini pe acestea in atingerea scopurilor. Tocmai de aceea, nu uitati sa visati si sa va luati timp sa va ganditi la ceea ce vreti sa faceti si ce va bucura cu adevarat. Studiile au demonstrat faptul ca oamenii cu adevarat motivati in ceea ce fac lucreaza mult mai rapid si eficient!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *