Sugestii pentru cei mult prea ocupati

Vi se intampla, cel putin in ultima vreme, sa simtiti ca aveti prea multe lucruri de facut, dar prea putin timp, ca rezolvati o activitate de pe to-do-list, dar in locul ei mai treceti doua sau trei? Este agenda dumneavoastra de lucru supra-aglomerata? Din nefericire insa, studiile arata ca in ultimele decenii oameni au devenit din ce in ce mai ocupati cu activitatile din sfera profesionala decat inainte. Aici intervin specialistii care, prin diverse metode si tehnici de time management si mai ales de delegare sau de diminuare a micromanagementului care pune stapanire pe noi, ofera solutii variate care pot fi adaptate diverselor tipologii.

Dar, de ce sunt oamenii atat de ocupati? E devina lipsa unui plan coerent de viata? Dorinta exacerbata de implicare? Suprasolicitarea fiselor de post? Incapacitatea de a spune “nu”? Teama de a nu supara sau jigni pe cineva? Cu toate ca multi oameni isi dau seama ca doresc sa fie mai putin ocupati decat in momentul de fata, le este foarte greu sa adopte un nou plan de viata, reducand agenda cu activitati doar la cele cu adevarat importante si pe care doar ei personal le pot face (a merge la doctor, de exemplu sau de a fi prezent la prima serbare a copilului). Daca va recunoasteti intr-o astfel de situatie, tineti minte urmatoarele cateva repere:

1. Puneti accentul pe valori

Este un “exercitiu” foarte simplu utilizat des in coaching care consta intr-o reevaluare a valorilor domneavoastra. Pe o coala de hartie notati ceea ce este cu adevarat valoros pentru dumneavoastra in viata (propria persoana, familia, cariera, prietenii etc.). Apoi comparati lista aceasta (care veti constata cu surprindere ca este destul de mica) cu agenda pe care o aveti. Bifati doar activitatile care sunt in stransa legatura cu valorile dumneavoastra. Doar acelea sunt cu adevarat importante si incercati sa inlaturati toate acele activitati care nu sunt in conformitate cu valorile dumneavoastra de baza.

2. “Reconstruiti” lumea, “redefiniti” viata

Luati-va un moment in care sa va ganditi la viata dumneavoastra asa cum va doriti sa fie. Imaginati-va totul cu fiecare detaliu in parte si concentrati-va pe dorinte, nu pe ideea ca acestea sunt greu de realizat. Trebuie sa vizualizati doar rezultatul. Dupa ce v-ati reconstruit viata, comparati aceasta imagine ideala pentru dumneavoastra cu lista de activitati din agenda. Cate se potrivesc scopului? Cate va ajuta sa ajungeti sa aveti viata mult dorita? Eliminati actvitatile care nu va ajuta sa atingeti aceasta viziune si adaugati sau focusati-va doar pe cele care o fac. Secretul este acela de a mentine in permanenta activa aceasta viziune de viata pe care o doriti si de a lua decizii bazate pe aceasta.

3. Alte compromisuri, alte piedici in drumul dumneavoastra

Ziua este limitata la un numar fix de ore. Indiferent cat de mult ne-am dori, nu putem depasi pragul celor 24 de ore. Dar, cu toate acestea avem tendinta de a spune “da” multor activitati noi care intervin sau ni se propun cu toate ca rezultatul acestora nu se suprapune peste ceea ce noi ne-am dori. De aceea, puneti-va in permanenta intrebarea daca activitatea pe care o veti desfasura este potrivita sau nu pentru scopul dumneavoastra. Nu exista alta care sa va ajute mai mult? Ati punctat ca valoare principala pentru dumneavoastra familia? Este important pentru psihicul dumneavoastra sa petreceti mai mult timp alaturi de copii? Atunci de ce acceptati sa faceti in timpul liber dedicat acestora activitati care nu au legatura cu ei? De ce acceptati compromisul de a indeplini o favoare cuiva care nu va ajuta sa va imbunatatiti viata? Alegeti-va cu atentie activitatile si programati-le in asa fel incat sa va echilibrati balanta valorilor, cea care sta la baza moralului dumneavoastra si care activeaza motorul interior al motivatiilor.

4. Lista cu activitati

Mult timp s-a crezut ca multi-tasking-ul este o valoare si ca productivitatea acestuia este foarte mare. Da, este adevarat, dar numai pe perioade foarte scurte de timp pentru ca altfel intervine uzura, scade capacitatea de concentrare, se pierde cu usurinta din vedere scopul urmarit, scade productivitatea si creste alarmant numarul de erori. Si acestea sunt doar cateva aspecte pe care doar le punctam fugitiv. Revenind la agenda noastra, exista metode foarte simple si eficiente prin care putem combina activitatile pe care le facem fara sa ne indepartam prea mult de la scopurile propuse. Oricat de ideal pare sa fie, nu putem executa doar activitatile care sunt valoroase pentru noi. In timpul unei zile intervin si altele care sunt conexe, care n-au nicio legatura cu ceea ce ne-am propus, pe care le rezolvam uneori cu o naturalete debordanta, dar ceea ce trebuie sa avem intodeauna in vedere este numarul acestor activitati. Pentru a nu ne indeparta de la scopul propus trebuie sa tinem in frau toate activitatile marunte care ne ocupa timp, ne consuma energie si ne distrag atentia de la scopul propus. Pentru a salva timp, se pot combina unele activitati, insa incercati ca acestea sa fie complementare. De exemplu, daca vorbiti la telefon nu incercati sa raspundeti si la un mail pentru ca nu va puteti focusa atentia pe ambele activitati si fie scrieti gresit sau incomplet raspunsul, fie vorbiti sacadat si fara noima la telefon. Puteti insa, in timp ce vorbiti la telefon sa va preparati cafeaua sau sa asezati dosarele pe raft etc.

5. Nu va pierdeti printre amanunte

De multe ori avem tendinta, daca trebuie sa facem ceva, sa ne abatem atentia punand accent pe diferite amanunte uneori nesemnificative. Cautati caile cele mai scurte care duc la implinirea dorintelor. Castigati in acest fel timp pentru dumneavoastra si doar dupa ce scopul a fost atins puteti sa va dedicati si unor mici amanunte. Aveti de facut un plan de team bulding? Focusati-va pe pilonii acestuia si abia cand planul este gata intrati in mici amanunte legate de decorarea salii, de culoarea hartiilor pe care le veti folosi, de tipul de prajiturele pe care le veti avea etc. Altfel riscati sa depasiti timpul alocat pentru realizarea planului si inca sa nu va hotarati daca piscoturile sa fie simple sau cu ciocolata. Amanuntele va seaca de energie si avem tentinta distructiva sa desfacem la infinit firul in patru.

6. Time si stres management

Inevitabil atingem si aceste doua aspecte fara de care nu putem sa detinem controlul activitatilor care ne solicita in permanenta. Este firesc ca atunci cand sunteti suprasolicitati si stresati sa va simtiti coplesiti de tot ce se intampla in jurul dumneavoastra. Daca ati constatat ca stresul face parte din viata dumneavoastra, ca se declanseaza in mod constant, trebuie sa va atragem atentia ca stresul cronic va afecteaza in mod negativ in primul rand sanatatea si apoi starea psihica creand in mod ciclic si mai multe probleme. Pentru a evita astfel de situatii sau pentru a va redresa daca ati pornit pe acest drum, incercati ca atunci cand va faceti planul de viata sa includeti si sedinte de time management (in cazul in care simtiti ca ati pierdut controlul si ca nu mai puteti stapani situatia, apelati la un specialist, un coach de exemplu sau un consilier), dar si de stres management care va vor ajuta sa inlaturati factorii stresanti, sa va ameliorati starea de sanatate si sa capatati obiceiuri noi si sanatoase de viata care sa va ajute sa va indepliniti scopurile si astfel sa fiti echilibrat.

Exact asa cum bugetul va ajuta sa stiti cum sa va cheltuiti banii, tot asa ar trebui sa ne bugetam si timpul si activitatile. Ajungem la concluzia ca nu exista oameni ocupati, exista doar oameni dezordonati!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *