Importanta evidentelor de personal

De ce sunt importante evidentele de personal? Organizatia mea merge bine si fara ele!” – aceasta pare sa fie parerea unor manageri de companii, ce este drept, de dimensiuni mici, care nu vad importanta acestei activitati.

In primul rand, evidenta de personal se aliniaza cerintelor legale. Pe de alta parte, astfel de informatii sunt necesare pentru a se face studii si cercetari locale sau la nivel national cu privire la numarul de persoane angajate, nivelul de salarizare, numarul de ore lucrate etc. Absolut toate datele pe care le contine evidenta de personal pot fi folosite fie in scopuri care tin strict de functionarea interna a companiei (de exemplu, monitorizarea angajatilor), fie in indeplinirea cerintelor venite din exterior (de exemplu, organele autoritatilor centrale solicita anumite date pentru realizarea unei cercetari).

Evidenta personalului este utila atunci cand managementul organizatiei trebuie sa ia anumite decizii. Se stie foarte bine faptul ca informatia reprezinta cheia principala in luarea deciziilor. Accesul la diferite informatii legate de structura personalului, modul in care oamenii sunt inclusi in companie, nivelul de fluctuatie (general sau departamental) etc. poate sa fie vital atunci cand compania trebuie sa-si modifice anumite directii sau politici care vizeaza sau se bazeaza pe personalul angajat. Plus ca, in unele situatii aceste informatii pot ajuta la identificarea anumitor probleme organizationale.

Un alt motiv, cu toate ca poate fi privit ca fiind banal, este cel al remunerarii. Aceasta nu poate fi efectuata legal decat in conditiile existentei unui contract (indiferent de tipul acestuia). Problemele de munca apar mai rar atunci cand intre cele doua parti (angajator si salariat) exista un contract cadru care stipuleaza ce anume se cere si ce anume se ofera si in ce conditii. Astfel de actiuni sunt utile mai ales in situatiile in care apar anumite contradictii/dispute. Pe de alta parte, o buna evidenta de personal va ajuta departamentul de resurse umane sau managerul de echipa sa poata gasi, in situatii de urgenta, inlocuitor (din randul celorlalti angajati) pentru o anumita persoana care nu-si mai poate indeplini sarcinile.

O buna evidenta a personalului simplifica lucrurile in cazul unor eventuale reclamatii/procese de munca. In primul rand, o organizatie, pentru a functiona in cadru legal si pentru a se proteja de acuzatii de discriminare sau actiuni abuzive impotriva salariatilor (cele mai dese fiind concedierile), trebuie sa tina astfel de evidente. De exemplu, legislatia de protectie a muncii impune o evidenta a accidentelor de la locul de munca, a instructajului pe care l-au facut angajatii etc. Doar in asa fel, compania poate avea o dovada clara, scrisa a faptului ca se preocupa si aplica regulire de mentinere a sanatatii angajatilor in cadrul muncii. In cazul in care un salariat intenteaza un proces companiei, reprezentantul acestuia (de cele mai multe ori avocatul) trebuie sa aduca instantei dovezi concrete, iar exigentele asupra acuratetii si completitudinii evidetelor de personal sunt impuse cu strictete.

Evidentele de personal reprezinta un punct de plecare pentru consultanti. Informatiile despre posturi, tarifele de salariazare, cerintele de calificare, formarea si instruirea profesionala, diagramele organizatorice, sistemul de selectie al candidatilor, consemnarile in scris ale consultantilor etc. sunt vitale mai ales in situatiile in care se iau in calcul unele “scenarii” precum disponibilizarile, schimbarea ierarhica, delegarea, externalizarea, infiintarea unui nou departament etc.  Orice  modificare in politica firmei, chiar daca este relativ minora, duce inevitabil la modificarea tuturor documentelor si regulamentelor relevante care exista in cadrul organizatiei.

Putem concluziona faptul ca o buna organizare si pastrare a evidentelor salariatilor reprezinta cheia eficientei si a eficacitatii companiei, iar acuratetea in inregistrarea acestor informatii este primordiala la fel cum este sau trebuie privita confidentialitatea acestor date. Din acest motiv este preferat sa existe un departament separat, specializat (departamentul de personal) sau cel putin o persoana competenta care sa se ocupe cu administrarea operatiunilor de personal.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *