Structura fisei de post

Descrierea postului se concretizeaza in fisa postului. Atunci cand o persoana decide sa realizeze descrierea posturilor dintr-o companie, ea trebuie sa tina cont, inca de la inceput, de doua aspecte fundamentale. Primul se refera la identificarea postului – care este descrierea propriu-zisa a sa. Al doilea aspect se refera la cerintele postului, si anume, ce se solicita din partea ocupantului acelui post.

Fisa postului este o unealta importanta intr-o companie, dar ea nu este universal valabila in sensul ca nu toate companiile pot urmari o aceeasi fisa de post. Ea difera de la o firma la alta, chiar daca se refera la o aceeasi pozitie, pentru ca este astfel conceputa incat sa raspuna nevoilor, perceptiilor, culturii organizationale ale companiei in cauza.

Indiferent de cadrul organizational, fisele de post trebuie sa respecte o anumita structura comuna. Acest schelet informational cuprinde:

1.  Identificarea, descrierea si scopul postului

Identificarea este usor de facut apeland la  COR – (Clasificarea Ocupatiilor din Romania). Oricarei pozitii ii corespunde un numar de identificare. Utilizarea acestora usureaza sistemul de comunicare pe linie profesionala la nivel national.

Nu cu nota de obligativitate, dupa identificarea postului se poate face o scurta descriere a acestuia (fara prea multe detalii) in care sa se evidentieze obiectivele majore care caracterizeaza respectivul post. In aceeasi nota, se poate specifica si motivul pentru care exista acel post in organizatie.

2. Pozitia ocupata in structura organizatorica

In cadrul acestui capitol se va specifica pozitia postului din punct de vedere ierarhic (departament/ compartiment/ birou/ atelier/ sectie etc.). Se puncteaza nivelul de autoritate (ierarhica/ functionala/ de stat major). Se definesc pozitiile de subordonare (doar un singur nivel) si cele din subordine (doar un singur nivel), precum si relatiile pe care le stabileste cu posturile in vecinate (pe orizontala). De asemenea, care este pozitia care il poate inlocui in perioada in care ocupantul postului lipseste si pe cine inlocuieste el. Mentionarea structurii ierarhice si mai ales a tipurilor de relatii care se stabilesc intre posturi este foarte utila pentru stabilirea planului de promovare. In unele fise de post este stipulata si pozitia pe care persoana care ocupa postul respectiv o poate obtine in urma promovarii.

Relatiile organizatorice stipulate, pot fi:

– cele de autoritate ierarhica (cine sunt subordonatii sai);

– cele de autoritate functionala (cine sunt subordonatii doar pe o anumita problema/ pe un anumit domeniu/ pe un anumit proiect etc.);

– cele de cooperare (care sunt pozitiile/ departamentele cu care colaboreaza in mod direct);

– cele de control (pe cine controleaza in mod direct);

– cele de autoritate de stat major (pe cine poate inlocui);

– cele de reprezentare (care este gradul de reprezentare al companiei in afara acesteia).

3. Atributiile principale

In acest capitol se vor prezenta toate atributiile pe care le are ocupantul postului in vederea atingerii scopurilor. Aceste atributii reprezinta seturi de activitati si actiuni (care pot fi detaliate si ramificate) pe care ocupantul trebuie sa le indeplineasca pentru a raspunde obiectivelor postului de munca ocupat.

4. Setul de responsabilitati

Se specifica obligatiile si indatoririle care ii revin celui care detine postul de munca. Acestea se refera atat la cele legate de oameni, cat si de materiale, echipamente, ustensile de lucru etc. In situatiile in care se poate, este recomandat sa se mentioneze si rezultatele indeplinirii responsabilitatilor si a activitatilor respective (ex. standardul de calitate, timpul maxim de folosirea a unui echipament, cantitatea minima de produs pe o unitate de timp, numarul minim de persoane instruite/ unitate de timp/ numar de competente etc.).

5. Nivelul de autoritate si decizie

Aici se mentioneaza nivelul de autoritate al postului respectiv. Care este tipul si volumul de resurse pe care le poate mobiliza in mod direct, ce anume poate decide si in raport cu ce, pe ce probleme si in ce limite poate decide etc.

6. Conditiile postului

Acest capitol stipuleaza conditiile in care se poate desfasura activitatea ce revine postului respectiv. Se vor mentiona atat conditiile de mediu (cadrul), cat si cele fizice ale muncii. De asemenea, se specifica modul in care pesoana va lucra (singura, in echipa, va avea relatii cu alte persoane din cadrul companiei, din exteriorul acestea) si care este natura acestor relationari. Tot in acest capitol apar informatiile legate de tipul programului de munca (care este numarul de ore, cand sunt pauzele, ce tip de programa are: fix sau mobil, lucreaza ziua sau seara, in cate schimburi, in localitate sau in deplasare, care sunt posibilitatile de lucru peste program (ex. poate sau nu sa foloseasca bunurile companiei dupa terminarea programului de lucru) etc.

7. Cerintele postului

La acest punct sunt prevazute competentele minime ale celui care va ocupa postul respectiv. Sunt precizate studiile, experienta minima necesara (din punct de vedere al muncii – care este numarul minim de ani in munca, al specialitatii – numar minim de ani in specialitatea respectiva, al pozitiei de conducere – numar minim de ani intr-o pozitie manageriala), cunostintele pe care trebuie sa le aiba ocupantul postului, care este pregatirea necesara (mai ales daca aceasta reprezinta o conditie pentru angajare si se refera atat ca nivel – nivelul minim de studii necesare – elementare, medii etc., cat si ca specialitate – calificarea/ specializarea obtinuta prin educatie). De asemenea, sunt mentionate si pregatirile suplimentare pe care ocupantul va trebui sa le faca din momentul in care este angajat pe pozitia respectiva (care sunt acele cursuri pe care le urmeaza pentru a indeplini mai bine atributile sale sau de care are nevoie pentru a promova).

De cele mai multe ori, acest capitol cu cerintele postului (in special cele privitoare la nivelul educational) sunt trecute si in anunturile de recrutare.

8. Aptitudinile necesare postului

Acest capitol puncteaza tipul cunostintelor, al deprinderilor, al abilitatilor, al calitatilor personale – tip de gandire, stare emotionala, nivel de motivare etc., insusiri fizice si psihice minime necesare etc. (capacitate de sinteza, gandire abstracta, rezistenta la conditii de stres, abilitati de comunicare etc.).

9. Resursele postului

Sunt trecute toate resursele care se pun la dispozitia ocupantului postului respectiv – locul de indeplinire al activitatilor, uneltele si materialele cu care se lucreaza, accesul la aparatura, mijloacele de deplasare etc.

11. Sactiuni si recompense

Sunt trecute capitolele la care se aplica sanctiunile in conformitate cu cele stipulate in contractul de munca, dar si cele care sunt recompensate conform planului de recompensare cuprins in regulamentul intern.

10. Alte cerinte

Se mentioneaza aici alte cerinte pe care titutalarul postului trebuie sa le respecte, cerinte care nu se regasesc in capitolele de mai sus.

Foarte important! Fisele de post nu sunt nominale. Ele vizeaza doar pozitia in organizatie, nu si ocupantul acesteia. Din acest motiv, in fisa de post nu se trece numele detinatorului postului. Pentru a i se acorda valabilitate, fisa de post trebuie semnata atat de detinatorul postului din acel moment, cat si de directorul departamentului de resurse umane (sau de seful direct in cazul in care compania nu are departament de resurse umane) si de directorul organizatiei. Fisele de post sunt personalizate de la o compania la alta, pot fi mai elaborate sau mai schematice in functie de cerintele sale si/sau de cultura organizationala.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *