Aspecte fundamentale ale definirii posturilor

Orice organizatie, indiferent de marimea sa sau de domeniul in care opereaza, poate fi considerata ca o retea de posturi care comunica si interrelationeaza in vederea punerii in miscare a mecanismului organizational. In functie de organizatie, acest tip de relatii intre posturi poate fi unul flexibil sau, din contra rigid, totul depinzand de activitatile care le definesc sau de capacitatea lor de a face fata schimbarilor.

Asa cum individul reprezinta unitatea de munca a organizatiei, asa si posturile reprezinta principalul instrument cu care i se pot acorda si defini acestuia sarcinile, rolurile, obligatiile care ii revin. De exemplu, o organizatie rigida va avea posturile definite cu sarcini specializate care se indeplinesc separat unele de altele, interactiunile se fac doar pe verticala (la nivel managerial), la fel si comunicarea, metodele si indatoririle sunt definite precis pana la cel mai mic amanunt etc. O astfel de companie, cu o structura rigida se potriveste cel mai bine intr-un context economic stabil. Ea este tipul de organizatie care obtine cele mai bune performante in acest cadru.

O companie cu un sistem flexibil al posturilor, este mult mai adaptabila situatiilor schimbatoare, putand sa-si muleze angajatii pe sarcini si indatoriri noi. Intr-o astfel de companie, posturile, care sunt definite in linii generale si supuse schimbarii, au sarcini specializate care sunt abordate in contextul general al firmei. Interactiunea si comunicare are loc intre toate nivelurile organizatiei, atat pe verticala, cat si pe orizontala.

Indiferent de tipul de organizatie, definirea poastului reprezinta un factor-cheie in reactia adecvata a acesteia la schimbarile de conditii atat externe, cat si interne.

Termenul de definire a posturilor apartine lui Davis si Carter (1995) care considerea ca aceasta inseamna “organizarea unui post astfel incat sa satisfaca exigentele tehnice-organizatorice ale activitatii […] si exigentele umane ale persoanei care efectueaza activitatea respectiva.”. – “Job Design”, vol.6, p.3.

Definirea posturilor care sa se adapteze schimbarii trebuie sa urmeze anumiti pasi:

– trebuie sa se identifice, clarifice si stabileasca sarcinile care urmeaza a fi indeplinite de persoana care va ocupa postul respectiv;

– cine primeste aceste sarcini (impartirea acestora se va face tinand cont de faptul ca in multe organizatii se lucreaza atat cu oameni, cat si cu calculatoare sau masini);

– care sunt acele sarcini care pot fi considerate optime din punct de vedere al eficientei si al satisfactiei personale?

– care sunt sarcinile care defidesc un singur post?

– important este sa se stabileasca si mecanismul care poate interveni pentru a modifica posturile in conditiile in care contextul economic, social, politic, cultural etc. o cere;

– in ce masura eficienta organizationala este mai importanta decat multumirea personala a angajatului (depinde care sunt obiectivele si strategiile companiei).

Acest set scurt de intrebari- repere poate determina conducerea sa accepte o anumita abordare. De exemeplu, o conducere inclinata spre structuri rigide va opta la intrebarea numarul doi pentru definirea posturilor in functie de utilajele si sistemele de munca, nu din punct de vedere al rolului pe care individul respectiv il are in companie. O companie felxibila, pune mai mult accent pe nevoile angajatilor care, odata satisfacute, vor asigura eficienta si succes.

Definirea postului se bazeaza, in principal, pe punctarea obiectivelor, a sarcinilor, autoritatii si responsabilitatii activitatilor pe care le va desfasura cel ce va ocupa postul respectiv. Obiectivele postului deriva din cele ale departamentului care, la randul lor sunt elemente componente ale obiectivelor generale ale companiei. In momentul in care aceste obiective sunt indeplinite, putem spune ca are loc realizarea sarcinilor (acestea sunt seturi de procese de munca cu grad diferit de complexitate si care sunt, de cele mai multe ori, corelate cu sarcinile altor persoane care lucreaza si ele pe posturi care fac parte din acelsi departament).

Pentru a indeplini activitatile destinate sarcinilor care ii revin conform postului, un indivit are nevoie de o serie de mijloace (instrumente, programe, calculatoare, masini, baze de date etc.). Acestea reprezinta competenta sau autoritatea formala care se asociaza poastului. Pentru a putea utiliza corespunzator mijloacele necesare, persoana trebue sa aiba nivelul de competenta suficient si autoritatea de utilizare. Acestea sustin responsabilitatea ocupantului postului. Responsabilitatea este obligatia care ii revine pentru realizarea sarcinilor punctate, indeplinirea obiectivelor, corectitudinea indeplinirii actiunilor (competenta). In cele mai multe companii, responsabilitatea este cea care sta la baza unor sisteme de recompense si/sau sanctiuni.

In general, posturile se pot caracteriza printr-un grad diferit de dinamicitate (ele se pot schimba prin aparitia unor sarcini noi, prin eliminarea altora). Din acest motiv, pentru fiecare post in parte e nevoie de documente tehnice care sa stabileasca toate aceste aspecte si anume, de fisele de post.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *