Evidenta si administrarea de personal

Orice organizatie, pentru buna sa functionare, are nevoie de o “baza de date” legata de angajatii sai. Departamentul de resurse umane sau, in unele cazuri in care acest departament nu exista, chiar conducerea companiei trebuie sa detina o evidenta clara a resurselor umane de care dispune, exact cum face in ceea ce priveste resursele financiare si/sau cele materiale.

Toate datele care se aduna in legatura cu angajatii companiei pot fi folosite atat in solutionarea cerintelor venite din interior (planificarea si monitorizarea), cat si a celor din exterior (date statistice solicitate de catre autoritatile centrale).

Departamentul de resurse umane are nevoie de o buna evidenta a angajatiilor pentru a putea realiza o planificare corecta a resurselor umane, pentru a sti cand, cum si mai ales de cate persoane are nevoie atunci cand realizeaza recrutarile de personal, pentru a tine evidenta disponibilului de calificari, pentru a realiza un program realist de instruire si perfectionare a angajatilor, pentru a putea monitoriza eficient performanta angajatilor, in administrarea salariilor si realizarea grilelor de castig si bonificatii, in planificarea corecta a activitati (din punct de vedere al timpului alocat, dar si al cantitatii de sarcini), evaluarea costurilor cu forta de munca etc.

Din punct de vedere al cerintelor exterioare companiei, aceste date informationale legate de angajati pot fi utilizate pentru diverse studii demografice, legate de gradul de ocupare al fortei de munca, castigurile salariale, frecventa accidentelor de munca, a concediilor (de odihna si/sau medicale), respectarea legislatiei muncii (diverse aspecte) etc.

Aceste date legate de fiecare angajat in parte se pastreaza in companie fie intr-un dosar personalizat, fie in fisiere, in bancile de date ale firmei. Cu toate ca majoritatea companiilor prefera sa lucreze in format electronic, exista unele documente care necesita pastrarea lor in original. De exemplu, formularele de angajare, solicitarile facute de salariat in scris, documentele cu privire la contractul individual de munca semnat in original, formularele de evaluare la care angajatul a fost supus, certificatele de calificare etc. Legat de aceste tipuri de inregistrari, trebuie sa specificam faptul ca exista doua mari categorii: cele cu informatii personale si cele cu date statistice (acestea se refera doar la efectivele numerice, la categorii etc., si nu la individ in parte). De exemplu, numarul total de angajati, cati salariati sunt in fiecare departament, structurarea numarului de angajati din punct de vedere al categoriilor de varsta, de sex, de meserie, de vechime in munca, de origine etnica etc. Ele sunt folosite in special pentru a depista acele tendinte din piata muncii cum ar fi gradul de ocupre, frecventa si durata concediilor medicale, nivelul salariilor, frecventa accidentelor de munca etc.

Care sunt acele informatii legate de angajati pe care o firma trebuie sa le aiba? In primul rand, fisa personala de munca. Acest document contine informatii legate de situatia personala a angajatului, de postul ocupat de ea, salariul cu care este recompensat, nivelul de pregatire/instruire pe care il are, experienta profesionala anterioara etc. Acestea pot fi pastrate atat in format electronic, cat si pe cartoane tipizate. Formularele de angajare sunt acele documente de o importanta maxima in procesul de selectie de personal. Fisele de descriere a postului sunt cele mai mobile documente, ele putand fi adaptate de la o companie la alta, in functie de domeniul de activitate al acesteia. Acestea sunt folosite atat in procesul de recrutare, cat si in cele de dezvoltare organizationala, planificarea instruirilor profesionale, evaluarea posturilor etc.

Fisele de evidenta a salariilor sunt utile in special pentru o buna urmarire a proceselor de plata a salariilor. Acestea pot fi analizate atat la nivel de angajat (daca a fost platit, cand, cu ce suma etc.), cat si la nivel de fond total de salarizare (care este bugetul, cum poate fi gestional etc.). Fiecare modificare de salariu trebuie insotita de un document care se ataseaza acestei fise.

Fisele de evaluare joaca un rol important nu numai in dimensionarea necesarului de instruire, cat si atunci cand se implementeaza proceduri noi sau se executa evaluarea eficientei unui post sau a unui angajat. Evidenta programelor de instruire reprezinta un instrument in monitorizarea activitatilor de instruire utilizate. Acestea furnizeaza si informatii de natura statistica utile in stabilirea bugetelor (de timp, de resurse umane, de cost etc.).

Evidenta accidentelor de munca se asociaza cu rapoartele individuale legate de accidentele de la locul de munca. Informatiile obtinute pot evidentia o periodicitate a accidentelor, sursa celor mai multe dintre acestea, numarul si tipul lor, toate acestea ajutand la alcatuirea procedurilor de prevenire a accidentelor.

Evidenta fluctuatiei de personal poate ajuta la stabilirea gradului de fluctuatie, la intelegerea motivarii plecarilor, la stabilirea categoriilor de posturi cele mai des afectate de acest aspect si la alcatuirea planurilor de ameliorare a fluctuatiei (modificarea posturilor, schimbarea grilei de salarizare, refacerea sistemului de instruire etc.).

Evidenta absentelor, intarzierilor si a concediilor medicale se foloseste de cele mai mute ori pentru a aprecia nivelul moralului angajatatilor, dar si a eficacitatii politicilor de personal aplicate de companie. Pe baza acestor date se pot crea programe de remotivare.

Datele statistice pe care compania trebuie sa le detina cu privire la angajatii sai, reprezinta o unealta extrem de utila in planificarea resurselor umane, in stabilirea costurilor si in monitorizarea performantei salariatilor.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *