Cum putem obtine o mai buna comunicare in companie?

Majoritatea angajatiilor este de parere ca fluxul comunicarii este slab intre diferitele nivele ale conducerii lor. Conducerea superioara se bazeaza pe faptul ca informatiile importante circula fara probleme de sus in jos in cadrul organizatiei. Teoretic, informatiile ar trebui sa curga usor de la membrii conducerii superioare la subordonatii lor directi, trecand pe la directorii sefilor de departamente, apoi la sefii de departamente pentru a ajunge in final la angajati. Si totusi, angajatii se plang in mod frecvent de urmatoarele probleme:

– Conducerea le ascunde informatii importante;

– Informatiile pe care totusi le primesc ajung prea tarziu;

– Lipsa informatiilor importante le face activitatea in mod inutil dificila;

– Desi nesigur, “radio santul” angajatilor este singura modalitate de a afla ce se intampla de fapt in jurul lor.

In conditiile de fata, ce se poate face?

Treceti peste intermediari.

Directorii sefilor de departamente din majoritatea organizatiilor spun in mod frecvent “conducerea superioara si angajatii s-ar intelege mult mai bine daca ar vorbi direct unii cu altii.” In mod paradoxal insa, tocmai acesti intermediari fac ca aceasta comunicare sa fie mai dificila. Ca si in cazul clasicului joc “telefonul fara fir,” informatiile sunt distorsionate atunci cand sunt comunicate de mai multe persoane. Cand transmit informatiile, adesea in mod intentionat sau fara sa vrea, oamenii le filtreaza, le infrumuseteaza si dau o nota personala mesajului. In organizatii mici, conducerea superioara poate:

– Convoca intalniri cu toti angajatii in mod regulat;

– Organiza intalniri neprotocolare la micul dejun sau la pranz cu angajatii;

– Se poate intalni fata in fata cu angajatii pe hol.

In organizatii mari, conducerea superioara poate:

– Pregati mesaje inregistrate pe casete video;

– Trimite e-mail-uri sau note direct angajatilor;

– Folosi serviciile profesionistilor in comunicare pentru a-i ajuta sa aleaga mijloacele, mesajul si momentul adecvat.

Faceti diferenta intre informatiile esentiale si cele mai putin esentiale.

Angajatii isi creeaza de multe ori asteptari lipsite de realism in ceea ce priveste informatiile pe care ar trebui sa le primeasca de la conducerea superioara. Este important ca membrii conducerii superioare sa stabileasca criterii pentru a sti exact ce informatii trebuie comunicate direct angajatilor si care nu. De exemplu, informatiile trebuie comunicate direct tuturor angajatilor daca:

– Afecteaza activitatea pe care o desfasoara in prezent;

– Au un impact personal asupra viitorului lor in cadrul organizatiei;

– Ii afecteaza din punct de vedere financiar.

Comunicati si ceea ce nu stiti, nu numai ceea ce stiti.

Mai presus de toate, angajatii vor sinceritate din partea conducerii superioare. De aceea, este foarte important ca directorii sa comunice si ceea ce nu stiu, nu doar ceea ce stiu. De exemplu, ei trebuie sa fie sinceri fata de angajati atunci cand nu sunt siguri asupra urmatoarelor aspecte:

– Cum va influenta economia actuala organizatia;

– Nevoia de disponibilizari in viitor;

– Planurile de viitor ale directiei organizatiei.

Comunicati acelasi lucru de mai multe ori.

Informatiile importante nu sunt comunicate niciodata indeajuns. Conducerea superioara trebuie sa comunice mesajele importante angajatilor de mai multe ori.

Folositi canale multiple de comunicare.

Angajatii au preferinte diferite in privinta modului in care primesc informatiile Unii doresc sa le citeasca in buletinul informativ al companiei, altii in e-mail si altora le place sa-i asculte pe manageri facand prezentari la intalniri. Pentru a comunica eficient cu toata lumea, folositi metode multiple. Pe scurt, pentru a mentine angajatii bine informati, sariti peste ierarhie. Comunicati direct si des folosind canale multiple. Comunicati ceea ce stiti si ceea ce nu stiti despre ceea ce este important pentru activitatea si viitorul lor.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *