Este sau nu eficient concediul pentru companii?

Oare concediul de odihna este asteptat doar de angajatii companiilor sau si de angajatori? Ce efecte are concediul de odihna asupra eficientei companiei si asupra eficientei muncii angajatilor?
Am abordat concediul de odihna din perspectiva eficientei la locul de munca. Este interesant de facut si o demarcatie intre concediul de iarna (sarbatori) si cel de vara, mai ales din perspectiva eficientei. Daca iarna concediul este destul de bine determinat calendaristic, incadrat in a 2-a jumatate a lunii decembrie si inceputul lunii ianuarie, atat pentru angajatori cat si pentru angajati, cel de vara este mai problematic. Aceasta deoarece perioada concediilor de vara poate incepe de la jumatatea lunii mai si poate dura pana la mijlocul lunii septembrie. In acest interval, evident diferit de la o industrie la alta, se poate remarca o scadere a eficientei angajatului si implicit a business-ului. In multe domenii, poate cu exceptia HoReCa si FMCG, presiunea si ritmul scad pe timpul perioadelor de concediu. Aceste aspecte reprezinta tot atatea provocari cu care departamentele de resurse umane si managerii se confrunta in incercarea de a mentine si creste eficienta angajatilor.


Exista si perspectiva angajatului dedicat care e mai eficient in perioada din jurul concediilor. El doreste sa lase lucrurile in ordine inainte de vacanta, si de aceea stand uneori si peste program. Cu siguranta foarte multi angajatori si-ar dori astfel de angajati.

Pornind de la aceste observatii am adresat cateva intrebari angajatorilor:

1) Se simte lipsa persoanei care pleaca in concediu sau exista o compensare printr-un sistem de delegare a responsabilitatilor?

Dana Popescu (HR Manager – Business Consulting Center) considera ca delegarea sarcinilor poate intampina dificultati in momentul plecarii unui angajat in concediu.

Da, se simte lipsa la orice nivel. In primul rand, loctiitorul celui care a plecat in concediu nu este titularul sarcinilor si responsabilitatilor pe care le are in acest caz. Astfel, in acest interval sarcinile cu care a fost incarcata aceasta persoana vor fi intotdeauna pe plan secund in “to do list” (motiv: supraincarcare). In al doilea rand interactiunea lui cu cei din departament, echipa, poate fi dificila, uneori neproductiva. Motivul: nu cunoaste toate detaliile de care are nevoie sau exista riscul ca acest loctiitor sa nu fie placut si competent pentru acel lucru. Colectivul il percepe ca fiind persoana de la departamentul x si nu persoana care face z activitati. Astfel, lipsa persoanei poate genera in unele situatii mai multe probleme de rezolvat (reparand sau facand din urma) la intoarcere. Un loctiitor iti este de mare ajutor, emotional vorbind, atunci cand pleci in concediu, pentru ca stii ca ai lasat pe cineva care va face exact ce i-ai comunicat (prioritatile). Pornesc de la premisa ca “omul sfinteste locul”.

Madalina Niculita (Specialist Resurse Umane – Romcar) relateaza cum se intampla lucrurile in compania in care lucreaza.
In general nu se simte lipsa unui coleg plecat in concediu. Exista reguli foarte bine stabilite daca vrei sa-ti iei concediu.
Cererea de concediu se aproba numai daca exista un alt coleg din acelasi department sau din altul care sa fie de acord sa preia o parte din responsabilitatile jobului pe care il face cel care pleaca in concediu. Cel care pleaca in concediu trebuie sa-si lase lucrurile la zi si acces la documente, lucrari etc. pentru ca atunci cand apar probleme acestea sa poata fi rezolvate. De obicei, sunt preluate activitati de rutina, a caror neefectuare ar impiedica desfasurarea activitatii normale a departamentului. Plecarea colegilor in concediu nu afecteaza foarte mult organizatia in perioada respectiva. Doar in momentul intoarcerii din concediu al angajatului, acesta va avea nevoie de o scurta perioada de timp sa se readapteze la activitatea zilnica. Toate astea se intampla in cazul in care nu pleaca in aceeasi perioada mai mult de 25-30% din totalul angajatilor.

Opinia Cristinei Bleoju (Coordonator HR – Vodanet) este ca:
Atunci cand alcatuiesti organigrama si fisele de post, sistemul de delegare a responsabilitatilor si de inlocuire este un element foarte important. Dar daca acest sistem ramane la nivel declarativ, pe hartie X inlocuieste pe Y, in realitate, daca acel cineva pleaca in concediu toata activitatea sa este amanata.
Dupa parerea mea, cele mai eficiente sunt programele de rotatie a posturilor, la sfarsitul carora un angajat ajunge sa cunoasca tot ce fac alti colegi din departament sau din alte departamente si, la nevoie, este capabil sa ii inlocuiasca.
Cu toate acestea nu putem vorbi de performanta in cazul in care un angajat isi inlocuieste colegul plecat in vacanta. Obiectivul trebuie sa fie acoperirea nevoilor operationale, pastrarea verigii care face legatura intre activitatea postului respectiv si activitatea departamentului si a companiei.
In opinia mea, lipsa se resimte oricum, pentru ca durata medie a unui concediu (10-15 zile) nu este suficienta pentru ca inlocuitorul sa isi insuseasca absolut toate responsabilitatile postului. Mai mult, trebuie avut in vedere ca, de regula, inlocuitorul isi pastreaza in continuare responsabilitatile postului pe care il ocupa de drept in companie. Colegii spun: „Popescu stia unde se afla dosarul” sau „El stia pe cine trebuie sa sunam”. Pe de alta parte, poate crea si o reactie de respingere a responsabilitatii jobului preluat de catre angajatul care inlocuieste: “Nu este treaba mea, colegul stia ce trebuie facut, eu doar asigur continutatea
.”

De aceea cred ca trebuie dinainte stabilit care sunt asteptarile de la angajatul care inlocuieste si implicit folosita o alta scala de evaluare a activitatii sale.

Dana Rusu (HR Generalist – Siveco) relateaza experienta ei personala la nivelul departamentului din care face parte: “Da, se simte lipsa, in sensul ca trebuie preluate sarcinile persoanei care pleaca in concediu. Exista un sistem prin care cel care pleaca preda colegilor din activitatile sale, astfel incat la intoarcere sa stie de unde sa preia“.

Miruna Smoleanu (HR Manager – AAA Auto) a ofera urmatorul raspuns:
De obicei cand ne referim la concediu de odihna ne referim la perioada de vara si la cea de iarna. Comportamentul angajatilor inainte si dupa concediu a fost observat in cadrul firmei si concluziile au fost urmatoarele: In primul rand, nu se poate discuta de o eficienta redusa inainte de concediu; intotdeauna angajatii au urmarit rezolvarea tuturor problemelor si activitatilor existente pentru a pleca “linistiti” in concediu. Se poate spune chiar ca in aceasta perioada angajatii stau si peste program pentru a lasa totul in ordine si pentru a nu exista probleme legate de respectivul department in perioada in care vor lipsi.
In al doilea rand, ceea ce exista intr-adevar este entuziasmul ce vine o data cu apropierea perioadei de concediu, insa cel putin in compania mea nu se poate vorbi de scaderea eficientei.
In al treilea rand, toata lumea stie ca prima zi de dupa concediu este dificila si este nevoie de un interval pentru reacomodare. Cu toate acestea, nu se poate pune egal intre starea de spirit si eficienta muncii. Atata timp cat se lucreaza intr-un mediu alert, angajatul va fi intr-un fel obligat sa performeze. Prima zi, chiar daca este “grea”, reprezinta momentul in care angajatul este nevoit sa verifice situatia departamentului, sa se informeze de eventualele probleme aparute pe perioada concediului.
Si nu in ultimul rand, in compania mea nu se poate spune ca eficienta scade in aceaste perioade.
Bineinteles, depinde si de mediul din fiecare companie, de tipul de munca pe care il presteaza fiecare, de fisa postului fiecarui angajat.
Persoanele care au un un job cu o activitate lejera, care nu implica multe responsabilitati, sunt mai predispusi la scaderea eficientei in perioada concediilor decat cei care au un job mai activ
.”

2) In cazul acesta aveti o structura anume de repartizare a concediilor angajatilor astfel incat activitatea in cadrul firmei sa se desfasoare in cote normale?

In incercarea de a preinintampina posibilele neajunsuri cauzate de perioada sarbatorilor, multe companii solicita planificarea din timp a concediilor.

Dana Popescu (HR Manager – Business Consulting Center) considera ca: “O solutie ar fi repartizarea concediilor din timp si stabilirea activitatilor prioritare in afara perioadei de concediu. Un element important ar fi acomodarea unui loctiitor cu zona ta de activitati astfel incat aducerea lui sa fie din timp planificata pentru perioada de concediu. Executia acelor activitati impreuna cu “titularul lor” poate usura intelegerea loctiitorului si totodata timpul de exacutie. Astfel, activitatile vor fi familiare in momentul va trebui sa le faca de unul singur.”

Madalina Niculita (Specialist Resurse Umane – Romcar) spune ca: “Ideal pentru ca activitatea sa se desfasoare la parametrii normali ar fi ca in aceeasi perioada sa se planifice si sa plece cat mai putine persoane din departamentul respectiv.”

Cristinei Bleoju (Coordonator HR – Vodanet) explica mai pe larg:
Planificarea concediilor este o practica foarte des intalnita in companii pentru ca este o metoda de preintampinare a blocajelor in activitate atunci cand angajatii pleaca in vacanta.
S-a format traditia ca vacantele sa fie programate vara si iarna. Astfel se produce o plecare in masa in perioada iunie-august si decembrie-ianuarie. Trebuia gasita o solutie la aceasta situatie, stiut fiind faptul ca dreptul la concediu nu poate fi negat. Dar poate fi negociat, ca si perioada.
Aceste planificari se fac si la noi in companie cu cateva luni inainte, se alcatuieste un grafic cu vacantele, urmarindu-se ca intr-un proiect sau departament sa nu fie plecat mai mult de un angajat in concediu de odihna in perioada respectiva. Mai mult, in saptamana de dinainte de concediu, angajatul care urmeaza sa plece are cateva intalniri cu colegul care il va inlocui pentru a-i preda responsabilitatile si a previziona problemele si solicitarile ce pot aparea in lipsa sa. De asemenea, procesul de transfer a responsabilitatilor se face si formal prin anuntarea colegilor si a colaboratorilor.
Un aspect important pentru eficientizarea activitatii de inlocuire este alegerea celui mai potrivit inlocuitor. De obicei, aceasta sarcina ii revine angajatului care pleaca in concediu, in limitele impuse de organigrama si fisa de post. Alegerea colegului care sa asigure continuitatea activitatii se face nu in functie de simpatie, cat in functie de competente si cunostinte si de familiaritatea cu cerintele postului inlocuit.

Dana Rusu (HR Generalist – Siveco) pune in discutie domeniul din care provine compania: “Depinde de firma: sunt firme in care se poate intrerupe toata activitatea pentru 2 saptamani si atunci este usor; sunt firme in care nu se poate face acest lucru si atunci ar fi de preferat o planificare a concediilor astfel incat activitatile unei persoane sa fie realocate cat mai multor colegi.”

Miruna Smoleanu (HR Manager – AAA Auto) ofera o solutie: “Intotdeauna va exista o structura care sa permita si angajatilor sa-si ia concediu, dar si companiei sa nu piarda. La noi totul este programat din timp si daca acest lucru nu se intampla intotdeauna va exista o persoana de rezerva sau o persoana de contact.

Eficienta si concediul de odihna sunt legate cu siguranta intr-un mod foarte evident. Desi aparent inainte si dupa concedii eficienta scade, efectele pe termen mediu si lung sunt dintre cele mai benefice pentru eficienta angajatului si, in definitiv, pentru rezultatele companiei. Si aceasta cu atat mai mult cu cat angajatorii sunt pregatiti sa preintampine eventualele efecte negative pe care le poate avea plecarea in concediu a angajatilor, astfel incat activitatea in cadrul departamentului si compania sa functioneze in parametri optimi de performanta. Departamentele de HR din multe companii, ar trebui sa tina cont de aceste repere nu de lata, dar suntem in pragul concediilor de iarna!

Materialul poate fi gasit si pe HR-Romania.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *